HD 220520 Natuvion nVision-Einzelseiter-Web klein 100dpi - Flipbook - Seite 62
DATA PRIVACY & SECURITY
So funktioniert eine
Metadaten-Analyse
Z}nächst erden die Metadaten a}s den
unstrukturierten Daten extrahiert. Dadurch
erhält man die benötigten Daten str}kt}riert
in einer noch zu verarbeitenden Form. Für die
Erstellung der Analysen ist eine Zuordnung
der Ordner zu den jeweiligen Fachbereichen
zwingend notwendig. Nur verantwortliche
Folder-Owner sind in der Lage, richtig
ein¦}schät¦en, ob eine Datei gelöscht
werden kann oder nicht.
Ziel der Metadaten-Analyse ist es, auf einen
Blick die Datenstruktur wiederzugeben und
dabei die wichtigsten Parameter aufzubereiten.
Danach deĴniert der erantortliche
Folder-Owner Kriterien für die anstehenden
Maßnahmen. Folgende Sondersituationen
sind dabei zu beachten:
Ordner mit Personenbe¦}g:
In diese Kategorie fallen z.B. Fotos, Bilder,
Mitarbeitergespräche, Lebenslä}fe, Unterschriijensamml}ng, Geb}rtstagsliste,
Weihnachtsfeier, Mitarbeiter-XYZ etc. Die
Fachbereiche müssen darauf ein besonderes
Augenmerk legen und die Vorgaben der
DSGVO berücksichtigen.
62
Ordner mit Kenn¦eich}ng ROT:
Diese enthalten oij die Schlsselörter
>Back-}p
Restore
Löschen
A}f
SharePoint< etc. Verantortliche FolderOwner müssen im Detail prüfen, ob diese
Dateien noch gebraucht werden und ein
Verwendungszweck besteht. Die meisten
ROT-Dateien liegen erfahr}ngsgemäß in
alten und inaktiven Ordnern. Insbesondere
die Ordner, die Fachbereiche bei der Ordner¦}ordn}ng nicht direkt identiĴ¦iert
haben, erden oij nicht mehr benötigt.
Um sicherzustellen, dass die entsprechenden
Dok}mente tatsächlich ernichtet/gelöscht
werden dürfen, ist jeweils eine vorherige
Abstimmung mit den Steuer- und Rechtsexperten empfehlenswert, da nur diese die
speziellen steuerrechtlichen Restriktionen
(abgeschlossene Prüfungen der Finanzverwaltung, Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren)
beurteilen können. Im Rahmen der umfassenden
Löschaktiitäten sind Archiier}ngsrichtlinien
des Unternehmens zu beachten.
Eine nachhaltige Reduktion unstrukturierter
Daten unterstützt die Digitalisierung. Die Metadaten-Analyse führt zu einer regelkonformen
Sicht auf Daten. Erzielt werden eine erhöhte
Eĩ¦ien¦ }nd Sicherheit der Daten. Gleich¦eitig
senkt sie langfristig die Kosten für die Datenhaltung. Da in unstrukturierten Daten auch
personenbezogene Daten enthalten sein können,
verringern Unternehmen zudem Datenschutzrisiken. Neben der Datenreduzierung unterstützt
diese Methodik auch die mögliche Migration
aller Daten in die Clo}d oder in ein reisionssicheres und DSGVO-konformes Archiv. Eine
regelmäßige Datenbereinig}ng 3 in der Clo}d
oder im Archi 3 ist de}tlich eniger a}fendig
als }nregelmäßige Großaktionen.
