LOW comp 3-2024 004 - Flipbook - Page 21
Petra Vikland
legorna diskuterar sina “Common” intressekonflikter som kan finnas i den egna
verksamheten. Workshopen baseras på stödmaterial som tillhandahålls av Compliance,
och är designad att vara tämligen enkel att
gå igenom genom att bland annat innehålla
många exempel. Därefter ska varje ledare
genom Ifs allmänna HR-system aktivera utskick av ett frågeformulär till medarbetarna.
Frågeformuläret omfattar eventuella “Individual” intressekonflikter. Statusen visas i en
dashboard som gör det enkelt för ledaren att
få en översikt kring hur många av medarbetarna som har besvarat formuläret och om
de har identifierat någon potentiell intressekonflikt. På så sätt vet ledaren exakt vad som
behöver hanteras, och man uppnår i samma
veva en centraliserad dokumentation. Hela
processen är årlig men frågeformuläret kan
även skickas ut ad hoc, om exempelvis en
ny medarbetare börjar på avdelningen eller
om en befintlig medarbetares situation har
förändrats.
– Vi arbetade med frågeformuläret i tre
månader, och resultatet blev endast en handfull frågor. Det låter kanske som ett otroligt
långsamt arbete, men vi ville verkligen hitta
rätt ton, och ta fram frågor som varken var
för vaga eller för exakta. I princip alla avdelningar inom If var representerade i projektet
och i arbetet med att formulera frågorna.
Det beslutades dessutom att frågeformuläret
skulle erbjudas på alla nordiska språk samt
på engelska. Efter ett gediget arbete kom vi
till sist fram till någonting vi var nöjda med.
Kommunikation och ton är jätteviktigt när
det kommer till ett potentiellt känsligt ämne
som detta. Vi vill att våra medarbetare ska
känna förtroende, och våga vara ärliga. Det
är viktigt att kommunicera att det inte är
förbjudet att ha intressekonflikter, utan det
viktiga är att de tas upp, diskuteras och hanteras. Det får absolut inte bli en häxjakt eller
blame game.
Om en intressekonflikt identifieras ska i
första hand ledaren och medarbetaren diskutera situationen. Ledaren ska tillsammans
med medarbetaren komma överens om en
plan för att undvika eller mitigera intressekonflikter. I vissa specifika fall kräver processen ledarens ledares godkännande. Allt
dokumenteras i HR-systemet, där man även
kan genomföra uppföljning. Slutligen kan
Compliance enkelt rapportera statistik till
styrelse och VD.
som eventuellt skulle kunna vara intressekonflikter. Det har varit otroligt värdefullt,
och även viktigt för oss på Compliance att
reflektera över. De knivigaste frågorna tog
jag med mig till Ifs ledningsgrupp för diskussion och beslut om riktning. Resultatet
blev en förankring hos högsta ledningen
kring vilka typer av intressekonflikter som
är acceptabla och inte. Den uppfattningen
har Compliance sedan använt för att utveckla processen ytterligare samt utökat banken
av exempel på intressekonflikter som ledarna
kan använda under sina workshops.
– Vi har fått en jättefin återkoppling på
processen från medarbetare på alla nivåer
inom If. De har varit nöjda med strukturen,
och jag tror att det till stor del har att göra
med vår långsiktiga kommunikationsplan.
Det slutgiltiga resultatet har varit att vi som
organisation nu har en bättre, mer gemensam och välförankrad uppfattning kring intressekonflikter.
– Något jag har uppskattat enormt är att
vi har haft så många intressanta diskussioner.
Genom att implementera den nya processen
har vi fått frågor om en rad olika situationer
Compliance Nytt
21
