LOW comp 3-2024 004 - Flipbook - Page 20
IF - Petra Vikland
If satsar på en ny
centraliserad process
för hantering av
intressekonflikter
Petra Vikland har arbetat på If i 12 år. Hon började som internrevisor, men de
senaste 9 åren har hon haft olika roller inom Compliancefunktionen. För snart två
år sedan drog hon tillsammans med kollegorna Anette Österman och Hannele
Sääksvuori igång ett projekt med målet att ta fram en företagsgemensam process
för intressekonflikter.
F
örsäkringsbolaget If finns i
hela Norden
och Baltikum och har idag cirka 8000
anställda och fyra miljoner kunder.
Bolaget är organiserat i affärsområden som
arbetar gentemot olika kundsegment - privatkunder (affärsområde Privat), små och
medelstora företag (affärsområde Företag),
stora företag (affärsområde Industri) och sina
baltiska kunder (affärsområde Baltic) - samt
en landsöverskridande skadeorganisation.
Ifs organisatoriska modell - nordiska/baltiska processer och tydlig uppdelning i ganska
självständiga affärsområden - är enligt Petra
både en framgångsfaktor och en utmaning.
Petra ser en särskilt utmaning för Compliancefunktionen som behöver kunna både
granska och stötta verksamhetens nordiska/
baltiska processer, och samtidigt ta de olika
ländernas lagstiftning i beaktande. Ländernas
olika traditioner och särart ger regelefterlevnadsfrågor ytterligare en komplexitet att ta
hänsyn till. Intressekonflikter är exempel på
ett område som kräver balansgång mellan
dessa olika perspektiv.
– Intressekonflikter är ett svårt men jätteviktigt område. Innan vi drog igång med
projektet hade vi en policy som skulle styra
Ifs process kring intressekonflikter. Policyn,
20 Compliance Nytt
som i teorin var bra, var beslutad av styrelsen
och gällde alla affärsenheter och bolagsövergripande funktioner. Vid en lite närmare titt
visade det sig emellertid att intressekonfliktshanteringen kanske inte var så effektiv och
ändamålsenlig som vi trodde och önskade.
Med endast vår policy som rättesnöre låg så
gott som hela ansvaret för framtagandet av
en välfungerande process på respektive ledare. Processen såg därför olika ut i olika delar
av organisationen, och det var svårt att få en
översiktsbild. Vi insåg att ledarna behövde
stöttning och att If som företag skulle dra
fördelar av att hjulet inte behövde uppfinnas
flera gånger. Genom en gemensam och företagsövergripande process skulle vi även kunna
säkerställa en god kvalitet. Det var dessutom
viktigt med en centraliserad dokumentation,
som inte försvann när exempelvis en medarbetare bytte roll eller en ledare slutade, berättar Petra.
Compliancefunktionen tog sig an uppgiften
att utforma en ny intressekonfliktsprocess.
Arbetet startade med en förstudie, där man
mappade de olika ländernas befintliga regelverk och finansinspektioners uppfattningar
på området. Dessutom besökte man olika affärsenheter för att göra en bedömning av vad
verksamheten förväntade sig och önskade av
en intressekonfliktsprocess.
– Vi insåg snart att processen behövde
innehålla sex vitala steg: utbildning, identifiering, hantering, dokumentering, uppföljning och rapportering.
Under förstudien kom man även fram till
att det finns två paraplykategorier av intressekonflikter att förhålla sig till. Dessa valde
man att kalla Common och Individual. Den
första inbegriper de intressekonflikter som är
direkt knutna till ens roll och vad den innebär, till exempel om en medarbetare på skadeorganisationen får ett ärende som berör
en familjemedlem. Den andra, som namnet
antyder, syftar till de intressekonflikter som
är mer knutna till en person än en roll, till
exempel om ens partner har ett jobb som
kan innebära en potentiell intressekonflikt.
Den nya processen kom på plats efter sommaren 2023. Man hade kommit fram till att
ledaren fortsatt var en nyckelperson, men
fokuserade på att göra deras jobb enklare genom att till exempel tillhandahålla material,
automatiska påminnelser och en tydlig plan.
Utbildningen blev också ett fokusområde,
och vävdes in i den årliga medarbetarutbildningen One Responsible If.
Varje ledare ansvarar nu för att hålla en
workshop där man tillsammans med kol-
