Lexpert RH - Le guide du recrutement - Manuel / Ressources - Page 120
Fiche pratique
Conseil pratique
Le service d’administration du personnel peut
tout à fait superviser la mise à jour et le suivi du
registre du personnel de l’ensemble des établissements de l’entreprise, à condition que ce
suivi soit fait de manière informatique et que
chaque établissement dispose bien d’un accès
permanent au document pour pouvoir le présenter aux membres du CSE et aux agents de
l’inspection du travail ou de l’Urssaf (C. trav.,
art. L. 1221-15).
Les informations indiquées doivent être inscrites de manière indélébile et non falsifiable,
de sorte qu’il est préférable d’avoir une nouvelle
version du document à chaque modification afin
que la protection par un mot de passe ne donne
l’accès au contenu qu’à une seule personne.
Sur quel support réaliser ce registre ?
Le registre du personnel peut être réalisé en format papier ou en format informatique. Dans tous
les cas, il faut veiller à ce que les informations
indiquées ne puissent être modifiées que par les
personnes habilitées à tenir le registre (le support
informatique doit offrir les mêmes garanties que le
support papier).
Dans la pratique, il peut être opportun de réaliser le
registre sur un support informatique (type tableur
Excel) conservant l’intégralité de l’historique des
modifications du fichier. Dans ce cas, l’employeur
doit consulter les représentants du personnel et
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fournir à l’inspection du travail la copie de l’avis
rendu (C. trav., art. 8113-2 et s.).
En cas de support papier, les informations indiquées sur le registre doivent être inscrites de façon
indélébile et infalsifiable. Il s’agit d’une exigence
légale (le but est de vérifier qu’aucune mention n’a
été effacée). Il doit également être constitué de
pages reliées et numérotées qui ne peuvent pas
être arrachées.
À noter
Certains logiciels de paie permettent de tenir
à jour ce registre grâce aux informations indiquées dans le logiciel. Vous pouvez alors vous
servir de cette fonctionnalité.
Attention cependant à bien renseigner, dans le
logiciel de paie, toutes les informations relatives
aux salariés devant apparaître dans le registre
unique du personnel.
