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Fiche pratique
En réalisant la DPAE, l’entreprise se conforme à son
obligation de déclarer nominativement tout salarié
auprès des organismes de protection sociale avant
son embauche effective (conformément à C. trav.,
art. L. 1221-10).
En synthèse, voici les formalités accomplies
grâce à la DPAE (C. trav., art. R. 1221-2) :
• la déclaration d’une première embauche dans
un établissement ;
• la demande d’immatriculation d’un salarié au
régime général de la Sécurité sociale ;
• la demande d’affiliation au régime d’assurance
chômage ;
• la demande d’adhésion à un service de santé
au travail ;
• la déclaration d’embauche du salarié auprès du
service de santé au travail en vue de la visite
médicale obligatoire.
Quelles embauches nécessitent
de réaliser une DPAE ?
La DPAE doit être réalisée systématiquement lors de
l’embauche d’un salarié relevant du régime général
de Sécurité sociale. Elle concerne donc les CDI, les
CDD, les contrats d’apprentissage, les contrats de
professionnalisation.
En revanche, le stagiaire n’étant pas un salarié, il ne
fait pas l’objet d’une DPAE.
À noter
Si vous employez un intérimaire en tant
qu’entreprise utilisatrice, vous n’avez pas
à effectuer de DPAE. En effet, cette formalité doit alors être réalisée par l’entreprise
d’intérim elle-même, à chaque mission.
Le guide du recrutement — © Lexbase
Quand faut-il effectuer cette démarche ?
La DPAE doit être réalisée dans les huit jours qui
précèdent chaque embauche, c’est-à-dire la prise
de poste effective (C. trav., art. R. 1221-4). Vous
pouvez donc tout à fait réaliser cette déclaration
la veille du contrat.
En pratique, si le contrat de travail est conclu dans
les huit jours précédant l’embauche, faites la DPAE
juste après la signature du contrat. Cela vous évite
d’y revenir ultérieurement ou d’oublier de faire la
démarche.
En revanche, si le contrat de travail est signé plusieurs mois avant son démarrage effectif (car le
salarié a un préavis à effectuer auprès de sa précédente entreprise, par exemple), n’oubliez pas de
planifier un rappel dans votre agenda et de vous
assurer que vous disposez bien de l’ensemble des
informations utiles pour la réaliser.
Conseil pratique
Il est utile de réaliser une check-list de l’ensemble des formalités à accomplir en vue de
l’arrivée du salarié au sein de l’entreprise avec
les échéances à respecter pour chaque tâche
(liste des pièces à demander au salarié, saisie des informations en paie, inscription à la
mutuelle, inscription au régime de prévoyance,
etc.). N’hésitez pas à indiquer la DPAE dans cette
liste pour être sûr de ne jamais l’oublier.
Comment réaliser cette formalité ?
Par principe, la DPAE est réalisée par voie électronique (C. trav., art. R. 1221-5).
Concrètement, il faut se rendre sur le site net-entreprises.fr et saisir un formulaire en ligne ou
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