SEF-årsrapport-2023-opslag - Flipbook - Side 49
Ledelsesberetning
Juridiske krav til uddelinger:
Evaluering og kontrol:
Bestyrelsens beslutning om en uddeling skal understøttes af redegørelse for, at følgende juridiske krav
er opfyldt:
For hver uddeling skal der udarbejdes et uddelingsbrev til uddelingsmodtager, indeholdende fondens
betingelser for uddelingen. De grundlæggende
betingelser er:
8.
Uddelingsmodtager skal ved kommunikation og
markedsføring vedrørende projektet tydeliggøre,
at projektet er realiseret på baggrund af en
uddeling fra Fonden Sydfyns Elforsyning.
1.
9.
Der skal ske afrapportering til fondens bestyrelse
(speci昀椀ceret for den enkelte uddeling).
•
•
•
•
uddelingen ligger inden for fondens formål,
uddelingen kan rummes inden for fondens
frie reserver,
uddelingen er forsvarlig i forhold til fondens
og den underliggende koncerns økonomiske
situation og medfører ikke en forøget risiko
for kreditorerne, og
uddelingen må ikke udgøre en overtagelse af
driftsomkostninger hos uddelingsmodtager
Bestyrelsens redegørelse for disse overvejelser skal
indgå skriftligt i protokollen fra det bestyrelsesmøde,
hvor den konkrete uddeling behandles.
2.
Projektet/aktiviteten skal gennemføres i overensstemmelse med den beskrivelse, som er
forelagt for bestyrelsen som baggrund
for uddelingen.
Beløbet er et maksimum beløb, og fonden er ikke
ansvarlig for, hvis projektet bliver dyrere end forventet. Uddelingsmodtager er dermed forpligtet
til at rest昀椀nansiere projektet, hvis fondens
midler ikke dækker de fulde omkostninger.
Derudover kan der forekomme speci昀椀kke betingelser
for et projekt, herunder særlige forudsætninger for
bestyrelsens uddeling til det konkrete projekt.
Udbetaling sker som udgangspunkt i takt med
uddelingsmodtagers dokumentation for afholdelse
af faktiske udgifter, medmindre bestyrelsen
godkender andet.
3.
Afholdte udgifter skal dokumenteres skriftligt.
Uddelinger skal fremgå af årsregnskabet som
uddeling i overskudsdisponering under
resultatopgørelsen.
4.
Eventuelt overførte beløb som ikke modsvarer en
faktisk udgift til projektet, skal tilbagebetales
til fonden.
Der udarbejdes årligt en fortegnelse (legatarfortegnelse) over modtagere af uddelinger fra Fonden, som
indsendes til Erhvervsstyrelsen. Legatarfortegnelsen
o昀昀entliggøres sammen med årsrapporten,
medmindre bestyrelsen beslutter at legatarfortegnelsen indsendes til Erhvervsstyrelsen som et
selvstændigt dokument.
5.
Alle indkøb til projektet og brug af underleverandører skal ske på markedsmæssige vilkår
og til markedspriser.
Årlig gennemgang og godkendelse:
6.
Projektet skal gennemføres i overensstemmelse
med den til enhver tid gældende lovgivning.
Denne uddelingspolitik er godkendt af Fondens
bestyrelsen den 23. marts 2023, og gennemgås
og evalueres en gang årligt i bestyrelsen.
7.
Der må ikke ske en over昀椀nansiering, og uddelingsmodtager skal sikre, at udgifterne ikke overstiger hvad der er nødvendigt og rimeligt for at
gennemføre projektet.
Bestyrelsen kan samtidig med beslutning om
uddeling, bemyndige direktøren til at forestå og
udmønte uddelingen, herunder til at underskrive
donationsbrev og forestå den løbende kontrol og
evaluering af projektet.
Beretning
49
