Aabenraa Kommunes Designmanual 2022 - Katalog - Side 36
Det grundlæggende | Aabenraa Kommunes designmanual
GDPR
Hvis du bruger billeder eller videoer af
identificerbare personer, både på tryk og
online, skal databeskyttelsesforordningen,
også kaldet GDPR, følges. Regler i
forordningen kan du læse mere om her.
Samtykke og vurdering
Inden du offentliggør billeder/video, skal du
vurdere, om personer på billeder/video kan
identificeres. Hvis de ikke kan identificeres, skal
du ikke indhente samtykke, ligesom der kan
være situationer, eksempelvis billeder/video af
publikum til en koncert eller billeder/video af
besøgende i zoologisk have eller lignende, hvor
samtykke ikke er nødvendigt.
Hvis personerne kan identificeres, skal du
sikre dig, at de medvirkende på billeder/
video, har givet deres samtykke til, at de må
fotograferes, og at billedet må bringes i en
eller flere sammenhænge. Det gælder også
selvom du har hyret en ekstern fotograf, og
selvom du har en følgetekst til billedet/videoen,
der identificerer de medvirkende personer.
Du kan få samtykke ved for eksempel at få
de medvirkende til at skrive under på en
samtykkeerklæring.
På Medarbejderportalen finder du skabeloner
til samtykkeerklæringer, som du kan bruge.
Du kan også selv lave samtykkeerklæringer,
hvor du beskriver hvad billedet/videoen skal
36
bruges til, i hvilken sammenhæng det bruges
og på hvilke platforme det bruges. Det er
vigtigt, at der gives individuelt samtykke fra
alle medvirkende. Hvis de medvirkende er over
15 år kan de selv skrive under. Hvis de personer,
der medvirker, er under 15 år, skal deres
forældre eller værge til at underskrive.
Når en person har givet sit samtykke, har
personen altid ret til at trække sit samtykke
tilbage. Hvis en person trækker sit samtykke
tilbage, skal personen oplyse, hvilke billeder/
videoer personen ønsker slettet. Det er derefter
dit ansvar at sørge for, at billederne/videoerne
bliver fjernet fra alle arkiver og alle materialer.
Inden du offentliggør billedet/videoen, skal
du altid sikre dig, at personer der optræder på
billedet/videoen, ikke med rimelighed kan føle
sig krænket, udstillet eller udnyttet.
Opbevaring og genbrug
Når du har indhentet samtykke til billede/
video, skal du opbevare både billede/video
sikkert og forsvarligt, så uvedkommende ikke
får adgang til dem. Samtykkeerklæring skal
journaliseres sammen med oplysninger, der
er nødvendige for at identificere de billeder/
videoer, der er givet samtykke til. Desuden
må billeder/videoer ikke opbevares i længere
tid end nødvendigt. Det betyder, at du skal
vurdere, hvornår materialet skal slettes igen.
Selvom du opbevarer billede/video sikkert, må
billede/video ikke anvendes til andet formål,
end det, der oprindeligt er givet samtykke til.
Det betyder, at hvis du vil bruge billede/video
til noget andet, skal du på ny have samtykke
fra alle medvirkende.
Billeder uden personer
Selv når der ikke er personer på dine billeder/
videoer, skal du stadig være opmærksom på,
om der er personfølsomme oplysninger med
på dine billeder/videoer.
Eksempelvis er en nummerplade på en bil
ikke i sig selv en personfølsom oplysning.
Men hvis bilen eksempelvis holder parkeret
foran et værtshus, kan den omstændighed
gøre, at billedet/videoen kan anses som
værende personfølsomt. Omstændigheder
kan altså gøre billed- eller videoelementer
til personfølsomme oplysninger, og du skal
vurdere, om omstændighederne gør, at
eksempelvis en nummerplade skal sløres, eller
om der skal indhentes samtykke fra bilejeren.
Råd og vejledning
GDPR-reglerne kan ofte være svære at
navigere i, så hvis du er i tvivl, kan du altid
kontakte Byråds- og Direktionssekretariatet,
hvor du kan få råd og vejledning. Du kan altid
finde de opdaterede regler, og læse mere om
reglerne på Medarbejderportalen.
